Att byta affärssystem är ett väldigt stort och komplext projekt som ofta drar ut på både tid och budget om den inte förbereds, projektleds och följs upp ordentligt.

Planera, strukturera och ta experthjälp

Det saknas ofta erfarenhet och rutiner för att projektleda hela  systembytet internt. Men den största boven är nog avsaknaden av resurser – rätt resurser. Du behöver ha personal som känner till kärnprocesserna i bolaget som har tid att involvera sig i projektet och göra korrekta kravställningar samt bygga det nya systemet tillsammans med externa konsulter. Lägger man över arbetet helt på externa resurser så behöver processerna och rutinerna vara väldokumenterade och inarbetade. Det är sällan fallet, utan det behöver ofta vara några nyckelpersoner i organisationen som agerar processägare till huvudprocesserna i bolaget.

Var medveten om ditt nuläge och önskat läge

Du behöver också vara medveten om vilket nuläge bolaget befinner sig i gällande affärssystemet och vad som eventuellt saknas för att hjälpa företaget att växa och generera lönsamhet. När du vet nuläge, och vad som behöver ändras för att komma till önskat läge samt nyckelpersoner som avsätter tid i projektet, har du en bra grund för att starta upp ditt projekt för affärssystembyte.

Realistisk budget med noggrann analysfas

Gör en noggrann analys innan du bestämmer den slutliga budgeten för projektet. Om alla grundprocesser har gåtts igenom av processägarna tillsammans med systemkonsulterna, alla gap har dokumenterats och ”must haves” har minimerats till de allra väsentligaste så får du en bra bild över vilka delar i din önskelista som du kommer att kunna implementera, vilka resurser som krävs och hur lång tid du behöver för att få systemet på plats.

Hyr in extra resurser tillfälligt

Har du engagerad personal som är väl medvetna om kärnprocesserna, och kanske varit med och byggt upp dessa, är det en bra att låta den personen kliva av sina normala dagliga uppgifter under projektets gång och hyra in en konsult som gör dessa uppgifter istället. Om du inte har det så behöver du inte vara orolig. Anlitar du en duktig ERP-konsult som processägare, så är de vana att sätta sig in i processer och att jobba i projekt med tajta och hårda deadlines. En ERP-konsult är dessutom van att jobba i team och samarbetar lätt med befintlig personal för att tillsammans göra en bra kravställning för det nya systemet.

Vill du veta mer? Kontakta mig så berättar jag mer om de ERP-projekt jag har varit involverad i tidigare och hur jag kan hjälpa dig!