Det finns mycket att vinna på att digitalisera din redovisning och arbetet på ekonomiavdelningen
Jag älskar att jobba med förbättringar och effektiviseringar och känslan av att jag har löst ett problem eller gjort en arbetsuppgift mindre krävande är oslagbar. Det är därför jag ofta har dragit mig till verksamheter som är under förändring, tillväxt eller står inför andra utmaningar.
Någonting positivt som har kommit ur denna pandemi är ändå att vi har vant oss att jobba mer digitalt och på distans. Vi har lärt oss att använda fler digitala verktyg och det känns inte lägre ovant att ha sin kollega eller chef på en annan plats. Många tycker dock att den sociala biten är jobbig, att du inte kan bolla dagliga och snabba frågor med kollegan över bordet. Det är nog denna del som vi behöver jobba på mer som chefer och arbetsgivare och hur vi uppfyller medarbetarnas olika behov på distans.
Digitalisera så mycket du kan
Jag har som mål med mitt eget bolag att jag ska digitalisera så mycket som möjligt. Jag vill lägga min tid på annat än administration och pappersarbete. Jag vill jobba med mina befintliga kunder, bearbeta nya kunder och sätta mig in i nyheter inom min bransch och fördjupa mina kunskaper inom olika områden som intresserar mig. Detta får mitt bolag att utvecklas, mina kunder blir nöjda och får bästa möjliga service och kunskap och jag kan bidra på bästa möjliga sätt för att mina kunder ska nå framgång. Målet med digitaliseringen för mig är att jag bara behöver ha min dator och min mobil för att kunna utföra mitt jobb.
Arbetsverktyg, mallar och standardrapporter
Det du kan börja med är att se över arbetsverktygen. Jag brukar analysera vilka arbetsuppgifter som tar mest tid och energi och ser över vilka alternativa sätt det finns att göra uppgiften på. Ibland krävs det kanske en investering i ett nytt system eller verktyg för att lösa problemet. Men ofta krävs det bara att man tänker utanför boxen och hittar alternativa metoder och sätt att utföra arbetsuppgiften på. Ofta kommer man långt genom att använda t ex Office-paketet på ett mer effektivt sätt, eller samla viktiga dokument på gemensamt ställe. Och även skapa standardmallar och gemensamma rapporter så att varje person inte behöver uppfinna hjulet själv. Du kan även dra nytta av medarbetarnas egna smarta lösningar på detta sätt – tro mig, medarbetarna kommer att ha synpunkter och feedback på standardrapporter och mallar som de måste använda – och du skapar en best practice inom koncernen/bolaget.
Skapa struktur och ordning
Ett exempel på en uppgift som görs på en ekonomiavdelning är månads-, kvartals- och årsbokslutet. Det är en hel del arbetsuppgifter som ingår i att stänga en period och det är lätt att missa några om man har allting i huvudet eller arbetsinstruktioner utspridda i olika mappar och hos olika personer. Skapa en digital checklista som bockas av i takt med att uppgifter utförs. Chefen har då full koll på hur bokslutet fortlöper och för medarbetaren blir det också tydligt vilka arbetsuppgifter man ansvarar för. Checklistan kan även kompletteras med en länk till arbetsinstruktionen och underlättar när nya medarbetare börjar. Det blir ett effektivt uppföljningsverktyg för måluppfyllelse och få en uppfattning över hur effektiv just din ekonomiavdelning är.
Tillfällig resurs kan underlätta
Det finns en hel del andra saker du kan göra så att du kan lägga tiden på det mest väsentliga som skapar värde för verksamheten. Att ta in en konsult för att se över arbetsuppgifter och effektivisera kan vara en lönsam affär. Som konsult är jag van med att jobba med förbättringar och effektiviseringar, snabbt komma in i en ny verksamhet, och kan lära ut arbetsmetoder som gör att förbättringar blir en naturlig del av arbetet. Jag har även en vana av att jobba med olika typer av system och har behövt sätta mig in i dessa snabbt och därför lärt mig hur jag ska göra för att lyckas med det.
Lycka till med ert digitaliserings- och förbättringsarbete! Jag hjälper er gärna, för det är bland det roligaste jag vet!